Zintegrowane systemy zarządzania firmą budowlaną

Capital. Zarządzanie danymi dotyczącymi realizacji projektów
Rys. Athenasoft

Capital
Capital należy do systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Charakterystyczną cechą wprowadzonego na początku lat 90. standardu ERP jest integrowanie w ramach jednego systemu różnych szczebli i obszarów zarządzania, z uwzględnieniem całego procesu produkcji lub świadczenia usług. Tak też zostało to rozwiązane w systemie Capital, gdzie odpowiednie moduły służą wspomaganiu pracy przedsiębiorstw budowlanych od momentu przygotowania oferty i kosztorysu, przez opracowanie harmonogramu, wspieranie zarządzania budową, aż do końcowego rozliczenia z inwestorem.

W skład systemu Capital wchodzą następujące moduły:

• Sprzedaż – obejmująca m.in. rejestrowanie zakupów, prowadzenie sprzedaży, obsługę ofert i zamówień, prowadzenie kasy, rozrachunków; obsługę rachunków bankowych;
• Magazyn – pozwalający na wystawianie dokumentów magazynowych, przeglądanie stanu towarów, obrotów na towarze; wykonywanie operacji na partiach towarów i innych;
• Klient – służący zarządzaniu relacjami z klientami i kontrahentami; l Internet – dający możliwość publikowania danych w Internecie;
• Umowy i Projekty – wspomagające planowanie i kontrolę realizacji projektów oraz rejestrowanie i rozliczanie umów;
• Księgowość – zawierająca typowe dla tego rodzaju modułów funkcjonalności, takie jak: tworzenie i używanie planu kont, dekretowanie i księgowanie dokumentów, wprowadzanie zapisów do rejestrów, tworzenie i obliczanie deklaracji, definiowanie i obliczanie zestawień czy wykonywanie raportów księgowych;
• Grupy Kosztowe – dzięki którym można prowadzić analizę centrów kosztów.

Wyróżniającymi cechami Capital’a z punktu widzenia jego przydatności dla branży budowlanej są: objęcie w ramach jednego systemu wszystkich etapów budowy oraz możliwość stworzenia i rozliczenia szczegółowego budżetu inwestycji, z rozbiciem na etapy budowy, zadania i zasoby. Warto także zwrócić uwagę, iż system zapewnia wysoki stopień integracji i bezpieczeństwa danych, ich wymianę i przesyłanie w standardzie xml oraz umożliwia pracę w środowisku sieciowym w Windows XP i Windows 7.

Korzyści dla użytkowników Capital’a obejmują łatwiejsze zarządzanie procesami w firmie, wsparcie wdrożenia i utrzymania systemu jakości oraz przyśpieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji. Dla przedsiębiorstw budowlanych szczególne znaczenie będzie też miała możliwość dokładnego zaplanowania czasu i kosztów robót oraz usług, śledzenia aktualnie ponoszonych kosztów i zużycia zasobów, szybkiego wykrywania odstępstw od planu; wprowadzenia lepszej organizacji pracy, a w efekcie uzyskanie oszczędności związanych z zakupem i dostawą materiałów oraz uniknięcie kar za opóźnienia.

Uwzględniając z jednej strony zakres oferowanych funkcjonalności i techniczne parametry systemu, z drugiej zaś – bardzo istotne przy podejmowaniu decyzji o zakupie – koszty wdrożenia, Capital należy zaliczyć jako jedno z najbardziej przystępnych rozwiązań, jakie są oferowane firmom budowlanym.

Producentem systemu Capital jest Athenasoft Sp. z o.o., znana do tej pory głównie jako dostawca oprogramowania do kosztorysowania Norma.

Zintegrowana Platforma Intense
Zintegrowana Platforma Intense to innowacyjne rozwiązanie dedykowane branży budowlanej. Dzięki swojej elastyczności sprawdza się wszędzie tam, gdzie napotykamy na ograniczenia klasycznych systemów ERP. Nie jest to bowiem system dostosowywany, a stworzony od podstaw dla sektora budowlanego z uwzględnieniem jego szerokiej specyfiki. W swoim przeznaczeniu wspiera działalność operacyjną przedsiębiorstw budowlanych w aspektach budżetowania, zarządzania projektami, procesami, zasobami i dokumentami przedsiębiorstwa, dając dużą swobodę zarządczą połączoną z niezwykle dokładną informacją zwrotną w postaci raportów, analiz i zaawansowanego controllingu z modelowaniem danych. Jest to narzędzie nowatorskie, o intuicyjnym podejściu do pracy z systemami, przeznaczone dla firm wykonawczych (budownictwa ogólnego, przemysłowego i drogowego), inwestorów, deweloperów, biur projektowych i wypożyczalni sprzętu budowlanego (w tym dźwigów).

Rozwiązanie Intense wspiera zarządzanie procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwach w wielu płaszczyznach. Typowe zastosowanie to gromadzenie i przetwarzanie dokumentów w wersji elektronicznej. Jednakże system znacznie wykracza poza funkcjonalność narzędzi workflow. Wykorzystywany jest m.in. do kontroli planowanych przeglądów maszyn, wraz z dołączonymi kosztorysami wykonania napraw, prowadzenia przetargów czy kontroli współpracy z podwykonawcami. W trakcie realizacji projektów gromadzone i przetwarzane są wszystkie dokumenty związane z wykonywanymi robotami, jak dopuszczenia, protokoły, harmonogramy, budżety czy nawet poszczególne umowy i raporty z postępu prac, również w formie zdjęć lub filmów. Wszystkie dokumenty i zadania odkładane są w czytelnym drzewie projektów, co daje natychmiastowy dostęp do nich z dowolnego miejsca, stając się uniwersalnym Panelem Kierownika Budowy.


Moduł Budget Manager służący do zarządzania tworzeniem i realizacją budżetów, w tym budżetów off-line
Rys. Intense

Platforma Intense może pracować samodzielnie lub komunikować się z systemami klasy ERP, pobierając z nich niezbędne informacje lub zasilając przetworzonymi danymi. Komunikacja taka pozwala np. na procesowanie dokumentów kosztowych w ramach mechanizmów workflow i wprowadzenia zadekretowanych faktur do systemów księgowych dla celów podatkowych. Ogranicza to skomplikowanie planu kont, odciążając działy księgowe z potrzeby budowania często nieefektywnych, spóźnionych i mało elastycznych analiz. Moduł Platformy Intense odpowiedzialny za rejestrację i analizę czasu pracy pozwala na wprowadzenie kart pracy i przypisanie ich do wskazanych projektów, działań lub wierszy budżetowych. Tym samym może komunikować się z systemami kadrowo-płacowymi, wprowadzając do nich np. podstawę do obliczeń wypłat czy też pobierając z nich składniki wynagrodzenia i przypisywać je do poszczególnych projektów wg kluczy podziałowych. Dane z analizy rejestracji czasu pracy informują o czasochłonności wykonania operacji, wspierając dbałość o jakość i wydajność. Jako kompleksowe rozwiązanie dla branży budowlanej i projektowej, Platforma Intense daje zdecydowanie większą elastyczność w wykonywaniu codziennych operacji, wzbogacając je o informacje niedostępne w systemach ERP.

Często wykorzystywaną funkcją Platformy Intense jest możliwość importu kosztorysów z popularnych programów kosztorysowych i poddawanie ich dalszej, zaawansowanej obróbce. Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” możliwe jest grupowanie i dzielenie pozycji kosztorysów, z zastosowaniem odpowiednich wag czy wskaźników proporcji, budowanie rezerw, przekształcanie kosztorysów w oparciu o zakładowe katalogi norm, przypisywanie do poszczególnych wierszy wymaganych maszyn i urządzeń, brygad, zespołów roboczych, czy nakładanie harmonogramów i przekształcenia w budżety zadaniowe.


Platforma Intense przeznaczona jest m.in. dla wypożyczalni sprzętu budowlanego (w tym dźwigów)
Rys. Intense

Platforma Intense ma za zadanie dostarczać użyteczną wiedzę analityczną. W automatyczny, zindywidualizowany dla użytkownika sposób przedstawia zestawienia i analizy. Wszelkie raporty, w tym dotyczące realizacji projektów, postępów prac, czasochłonności procesów, stopnia wykorzystania maszyn czy płynności i kondycji finansowej, generowane i rozsyłane są automatycznie. Ponadto, system automatycznie kontroluje wybrane punkty krytyczne, takie jak przekroczenie terminu wykonania zadania, zlecenia, rezerwacji maszyny czy przekroczenie budżetu, brak protokołu lub akceptacji dla zadania itp. Platforma Intense to kompleksowy system alertów z różnych zakresów działalności firmy. Produkty grupy Intense dostępne są na rynku od 2006 roku i zyskały już aprobatę kilkudziesięciu podmiotów z branży budowlanej. Wykorzystywane są zarówno jako systemy uzupełniające programy finansowo-księgowe, jak i samodzielne narzędzia wspierające operacyjne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Moduły Platformy Intense to m.in.:

• Project Manager – zarządzanie dokumentacją projektu, kosztorysami i kalkulacjami, nadawanie wymiarów analitycznych,
• Budget Manager – zarządzanie tworzeniem i realizacją budżetów, w tym budżetów off-line,
• Workflow – zarządzanie obiegiem pracy i dokumentów, zleceniami wewnętrznymi i zewnętrznymi,
• Time Tracking – zarządzanie parkiem maszyn, harmonogramowanie wykorzystania (wynajmu) zasobów, rejestracja i analiza czasu pracy,
• Data Viewer – budowa i przeglądanie raportów, analiz, zestawień,
• Data Integration – integracja z systemami zewnętrznymi (np. ERP, rejestratory pracy maszyn, programy do kosztorysowania, zewnętrzne bazy danych),
• Agent Manager – automatyzacja pracy, kontrola punktów krytycznych,
• moduły analityczne – odpowiedzialne za przetwarzanie danych, budowanie modeli analitycznych.

Symfonia Premium
Zintegrowany system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem budowlanym oferowany przez firmę Chandney Software obejmuje dwa znane na polskim rynku rozwiązania: Symfonię Premium oferowaną przez Sage Symfonia oraz Winbud Kosztorys. Współpraca obu systemów pozwala na automatyzację wielu procesów, zapewnia spójność i wiarygodność gromadzonych informacji.


Wygląd głównego okna programu Winbud Kosztorys
Rys. Chandney Software

Symfonia Premium jest przyjaznym i elastycznym systemem wspomagającym zarządzanie, przeznaczonym dla małych i średnich firm. System wspiera zarówno codzienną działalność firmy w zakresie ewidencji i obsługi zdarzeń gospodarczych, jak również umożliwia uzyskanie precyzyjnych informacji, niezbędnych do podejmowania najważniejszych decyzji biznesowych. Z myślą o potrzebach branży budowlanej Symfonia została zintegrowana z systemem do kosztorysowania Winbud, umożliwiając pracę na wspólnej bazie materiałów, dzięki czemu kosztorysowanie może być wykonywane w oparciu o rzeczywiste ceny zakupów.

W skład Symfonii Premium wchodzą następujące programy: Handel, Finanse i Księgowość, Analizy Finansowe, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Płace, Faktura, Mała Księgowość.

Handel Premium wspomaga sprzedaż i gospodarkę magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie dokumentów: sprzedaży, magazynowych, zakupu i płatności. Współpracuje z systemem kosztorysowania Winbud Kosztorys, co umożliwia automatyczne tworzenie zamówień na podstawie kosztorysu oraz na podstawie stopnia zaawansowania robót. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Pozwala prowadzić określoną politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych.

Program Finanse i Księgowość Premium realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe – od budowania planu kont i łatwego księgowania dokumentów, przez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program Analizy Finansowe Premium służy do wspomagania działów finansowo-ekonomicznych. Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zewidencjonowanych w programie Finanse i Księgowość. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS Excel.


Eksport danych do systemu Symfonia
Rys. Chandney Software

Program Środki Trwałe Premium ułatwia ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i umarzanie środków trwałych, niskocennych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzi ewidencję miejsc użytkowania środków i ich części składowych.

Kolejne dwa programy – Kadry i Płace Premium służą do wspomagania zarządzania płacami w firmie. Pierwszy dodatkowo pozwala na zarządzanie danymi kadrowymi pracowników. Automatyzuje obliczanie płac, planowanie i ewidencję czasu pracy oraz umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Wspomaga rozliczenia z Urzędami Skarbowymi i ZUS. Program jest zgodny z obowiązującym prawem pracy.

W programie Płace Premium uwzględniono różne sposoby wynagradzania. Aplikacja przyspiesza comiesięczne i roczne rozliczenia – generuje listy płac, potrzebne zestawienia, druki i raporty, drukuje przelewy. Zapewnia tajność płac. Wspomaga również rozliczenia z ZUS. Z księgowością związany jest program Faktura Premium. Wspomaga on obsługę sprzedaży w firmach usługowych i handlowych (nie prowadzących gospodarki magazynowej). Wystawia niezbędne dokumenty sprzedaży, złotowe i walutowe. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne, współpracuje z kasami fiskalnymi. Ostatnim z opisywanych składników Symfonii Premium jest Mała Księgowość Premium. Program przeznaczony jest dla firm prowadzących uproszczoną księgowość. Wspomaga ewidencję i obsługę rozliczeń podatkowych oraz rozliczeń z ZUS – współpracuje z programem Płatnik. Umożliwia prowadzenie rozrachunków z kontrahentami, urzędami i pracownikami. Ułatwia analizę dochodowości podejmowanych działań gospodarczych.