Zarządzanie harmonogramami. Oprogramowanie zbudowane jest na platformie Microsoft, co oznacza, że harmonogramowanie odbywa się za pomocą mechanizmów znanych z Microsoft Project
Rys. XPlus
Zarządzanie budżetem jest proste jak w MS Excel. Rozwiązanie pozwala na zaawansowane zarządzanie budżetami, wersjami budżetów oraz ścieżkami obiegu budżetów
Rys. XPlus
W trudnych czasach rozwijają się i kwitną przede wszystkim te firmy, które najlepiej panują nad swoją działalnością i są w stanie dostosowywać ją do zmieniających się warunków. Takie firmy nie działają żywiołowo, lecz systematycznie, posługując się specjalistycznymi systemami informatycznymi.
Mając do dyspozycji odpowiednie rozwiązania, firmy, które funkcjonują na rynku, konstruują rzetelniejsze oferty, szybko wykrywają wszelkie odstępstwa od harmonogramów i budżetów prowadzonych projektów. Dzięki systemom informatycznym unikają także zbędnego ryzyka, w porę reagując na czynniki zagrażające utracie płynności finansowej lub przyczyniające się do zmniejszania marż.
Naprawdę dobrze zorganizowane firmy prowadzące kontrakty nie wdrażają oprogramowania przeznaczonego dla innych branż. Szukają rozwiązań stworzonych od podstaw dla własnego biznesu – takich, które są w stanie bezpośrednio wesprzeć je w codziennej pracy i rozwiązać ich kluczowe problemy. Te firmy wiedzą, że już wkrótce ich sprawność będzie podstawowym orężem w walce o pierwszeństwo.
Podstawą wszelkiej poprawy jest zrozumienie stanu dotychczasowego oraz czynników, które do niego doprowadziły. Jak powstają koszty i co wpływa na ich zmienność? Które procesy w największym stopniu wpływają na terminy? W jaki sposób specyfikowana jest jakość i terminowość prac podwykonawców? Jak motywowani i rozliczani są kierownicy projektów? Jak szybko zarząd dowiaduje się o zdarzeniach mających istotny wpływ na rentowność i ryzyko dla całej firmy?
Odpowiedzi na te pytania nie przychodzą łatwo – a powinny.
Zintegrowany system dla firm zarządzających projektami stworzony przez XPlus – rozwiązanie branżowe Microsoft Dynamics AX – zdecydowanie ułatwia ich znalezienie. Więcej nawet, podaje gotowe odpowiedzi – zawsze pełne, wiarygodne, zawsze z uwzględnieniem najnowszych danych. A jeśli proste odpowiedzi nie wystarczą, można sięgnąć do szczegółów: sprawdzać każdą transakcję i dokument. Można też pokusić się o prognozę na przyszłość – dla jednego oraz dla wszystkich projektów.
Planowanie zasobów, prognozowanie kosztów i marży
Przyszłość zależy od tego, jak szczegółowo zostanie zaplanowana. Im rzetelniejsze będą wyceny projektów dla klientów, im precyzyjniej zbadane zostaną związane z nim ryzyka, tym większa szansa na uniknięcie problemów i realizację założonej marży. Ograniczanie ryzyka wymaga zwykle konsultacji ze specjalistami – zadbaj, by każda propozycja składana klientom była weryfikowana przez kluczowych fachowców.
W systemie doskonale poradzono sobie z problemem obiegu i dekretacji dokumentacji projektowej
Rys. XPlus
Najlepiej, gdy cały proces przygotowania ofert będzie odbywać się w jednym, spójnym środowisku, takim jak zintegrowany system dla firm zarządzających projektami XPlus. Dzięki niemu w wycenach uwzględnione zostaną trendy zmian cen, rzeczywista dostępność kapitału, maszyn i ludzi na poszczególnych etapach planowanego przedsięwzięcia. Koniec z szacowaniem „na oko”, koniec z realizowaniem wielkich projektów z „wrodzoną stratą netto”.
Nawet przy rzetelnym planowaniu i konserwatywnym przewidywaniu w biznesie projektowym pozostaje wiele niewiadomych i ryzyka, których nie da się całkowicie wyeliminować.
Nie ma osoby, która potrafi zapanować nad zarządzaniem zmianami w budżetach i harmonogramach w skali całej firmy. Do takich wyzwań człowiek potrzebuje wykwalifikowanego „pomocnika”, najlepiej takiego, który może pracować zawsze i wszędzie. Zintegrowany system XPlus został stworzony właśnie w tym celu. Umożliwia specjalistom w dziedzinie planowania i kontroli pracę na jednym, spójnym dla całej firmy zestawieniu zasobów, budżetów i harmonogramów. Dzięki niemu optymalizacja w skali całej firmy zamiast tygodni, trwa krótką chwilę.
Kontrola umów. Rozwiązania zastosowane w systemie pozwalają na informowanie o alarmowych poziomach wskaźników dotyczących umów
Rys. XPlus
Oszczędzanie dzięki koordynacji
Wiele projektów wymaga tych samych specjalistów, maszyn i surowców – tyle, że w różnych terminach. Jeśliby wszystko dobrze rozpisać, przynajmniej część dostaw można by skomasować, uzyskując lepszą cenę. Również kolejność wykorzystania ludzi i maszyn można by zaplanować tak, by zminimalizować przestoje na projektach lub konieczność okresowego zwiększenia zasobów.
Dobrą marżę trzeba umieć wypracować sprytem i pomysłowością w wykorzystaniu tego, co jest do dyspozycji. Przy większej skali prac i ich rozproszeniu nie sposób tego dokonać bez wsparcia dedykowanego narzędzia informatycznego. System XPlus pozwala precyzyjnie planować zakupy, dostawy, zatrudnienie ludzi wykorzystanie sprzętu.
W pełni automatyczne zarządzanie
Nawet najlepsze plany zwiodą, jeśli ich realizacja nie jest na bieżąco kontrolowana i korygowana. Biznes oparty na zaufaniu do ludzi i poddostawców działa znacznie lepiej, gdy zadeklarowane plany i budżety są na bieżąco porównywane z rzeczywistym postępem prac. Jeśli projektów prowadzonych jednocześnie przez firmę jest np. kilkadziesiąt, odpowiedź jest prosta: bez informatyki się nie obejdzie.