Nowoczesne systemy informatyczne, wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem, coraz bardziej ewoluują w stronę systemów obsługujących skomplikowane i powiązane ze sobą procesy. Dzięki innowacyjnym technologiom mogą być dostosowane nie tylko do wymagań określonej branży, ale do konkretnych procesów biznesowych danej firmy.
Rys. Intense
Unikalną ofertę w tym zakresie stanowi, wykorzystywane przez szereg przedsiębiorstw branży projektowej i budowlanej, rozwiązanie Intense Business Intelligence Platform, produkowane przez krakowską firmę Intense Group.
Platforma Intense od podstaw projektowana była pod specyficzne wymagania przedsiębiorstw pracujących projektowo – dzięki wielomodułowości i pełnej integracji jest w stanie dostosować się do wielkości firmy. Doświadczenia zdobyte podczas współpracy z klientami z firm budowlanych, w połączeniu z wiedzą merytoryczną i nowoczesnymi technologiami, zaowocowały powstaniem rewolucyjnego w swoich możliwościach, zorientowanego na zadania systemu do zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki predefiniowanym procesom obiegu pracy, łatwej możliwości ich modyfikacji i dopasowania oraz rozbudowanemu systemowi controllingu, oprogramowanie znajduje zastosowanie zarówno w firmach prowadzących projekty budowlane (budownictwo kubaturowe, drogowe, instalacyjne itp.), jak też u deweloperów czy w biurach projektowych, stanowiąc znacznie szerszą funkcjonalnie i atrakcyjną ekonomicznie alternatywę dla drogich i zazwyczaj rzadko dostosowanych do potrzeb firm budowlanych systemów klasy ERP.
Od pozyskania kontraktu
W obecnej sytuacji pozyskanie nowego zlecenia wiąże się z dużym nakładem pracy, a ewentualne pomyłki czy zaniedbania na tym etapie mogą być niezwykle kosztowne. Niezależnie od tego, czy obsługa nowego projektu zaczyna się od wpłynięcia zapytania ofertowego, czy jest wynikiem otrzymania SIWZ, rozmów podczas targów, czy wreszcie pochodzi od handlowca, który „po drodze” wypatrzył pracujących geodetów – zawsze mamy do czynienia z pewnym procesem, którego efektem ma być podpisanie umowy na jak najkorzystniejszych warunkach.
W tej układance ważny jest każdy element: wykonany w odpowiednim momencie telefon, dotrzymanie terminów zapytania, przygotowany rzetelnie kosztorys, zapewnione gwarancje bankowe, prowadzona korespondencja itp. Całość tego procesu może być sterowana w Platformie Intense. Raz założony w centralnej bazie danych projekt wymaga szeregu prac. Każdy krok może być wspierany odpowiednio zdefiniowaną ścieżką, co pozwala eliminować błędy i skracać czas potrzebny na wykonanie kolejnych etapów. Jak to przykładowo może wyglądać? Proces pozyskania kontraktu rozpoczynać się może od wcześniejszych działań handlowych (CRM) lub w momencie otrzymania zapytania ofertowego czy specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Moduł obiegu dokumentów w Platformie Intense umożliwia ich rejestrację i procesową obsługę: wprowadzenie w Dzienniku Podawczym, klasyfikację i przekształcenie do konkretnego typu dokumentu (np. Zapytanie Ofertowe), z którym związany jest unikalny sposób postępowania. Kolejnym etapem jest weryfikacja, czy istnieje możliwość obsługi zapotrzebowania inwestora. Ciąg dalszy procesu zależy od specyfiki postępowania w danej firmie. W mniejszych organizacjach, po zatwierdzeniu, od razu przystępuje się do inspekcji, obmiaru i sporządzenia kosztorysu ofertowego. W większych firmach oraz przy dużych projektach proces obsługi oferty może być znacznie bardziej rozbudowany. Może składać się z poszczególnych zadań, takich jak: wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ofertę (prowadzący/koordynator, kierownik projektu, zespół ds. przygotowania oferty), przeprowadzenie wizji lokalnej, przygotowanie formularzy ofertowych i zabezpieczeń (wadium, gwarancje, ubezpieczenia), weryfikacja możliwości realizacji zgodnie z wymaganiami inwestora (referencje, uprawnienia personelu, posiadanie wymaganych zasobów), weryfikacja wymaganych terminów, ew. wybór partnerów wraz z umowami (podwykonawca lub konsorcjum), aż po przygotowanie wyceny i pełnej oferty. Każdy etap to punkt w procesie, ze zdefiniowanym zadaniem, osobami odpowiedzialnymi i czasem realizacji. Oprócz operacyjnego wsparcia procesów sprzedaży, zarządzania kontaktami i dostępu odpowiednich operatorów do prowadzonej dokumentacji handlowej, zyskuje się tu również pełną wiedzę na temat potencjalnych projektów z określeniem m.in. szans na realizację, potencjalnej wartości, terminów itp., a także możliwość ich dogłębnej analizy.
Ofertowanie i kosztorysy
Cały proces przygotowania oferty może być obsłużony i udokumentowany w Platformie Intense, z uwzględnieniem wymaganych terminów dla każdego zadania. Na etapie wyceny system umożliwia zarówno import kosztorysów z systemów kosztorysujących (np. Norma Pro), jak również tworzenie dedykowanych struktur kosztorysowych, opartych o własne zasoby i cenniki. Dzięki zastosowaniu definiowalnych mechanizmów obliczeniowych, po zaimportowaniu kosztorysu możliwa jest dalsza praca kalkulacyjna. Na podstawie tak realizowanych wyliczeń tworzona jest oferta (kosztorys ofertowy wraz z dokumentacją), która może być wydrukowana z uwzględnieniem standardów przedsiębiorstwa w tym zakresie. Platforma Intense umożliwia również zdefiniowanie szablonów kosztorysów, co pozwala znacząco skrócić czas przygotowania bardziej standardowych ofert. Zazwyczaj w trakcie negocjacji konieczne są modyfikacje lub tworzenie kolejnych wersji kosztorysów. Dzięki pełnej integracji systemu oraz funkcjom wersjonującym i kopiującym kosztorysy, łatwym staje się proces zarówno modyfikacji, jak też tworzenia nowych kalkulacji na bazie wcześniejszych doświadczeń.
Umowy i budżety
W przypadku akceptacji oferty jednym z kolejnych etapów są negocjacje umów. Dotyczą one zarówno rozmów z inwestorem jak też z ew. podwykonawcami lub innymi wymaganymi podmiotami. Platforma Intense umożliwia rejestrację dowolnych typów umów wraz z możliwością automatycznego wysyłania powiadomień do odpowiednich operatorów np. w przypadku kończących się dat, przekroczenia wartości umowy lub poszczególnych jej pozycji itp. Każdy typ umowy może mieć szereg definiowalnych pól – parametrów, na podstawie których system może generować alerty, przypomnienia, raporty lub zadania z nimi związane. W przypadku podpisania kontraktu, proces obsługi projektu przechodzi do realizacji. Na bazie ostatecznego kosztorysu Platforma Intense umożliwia automatyczne wygenerowanie budżetu projektu. Może mieć on dowolną strukturę. W systemie funkcjonują zarówno budżety w układzie RMS (np. oparte na kosztorysach), jak też budżety w układzie zadaniowym lub innych definiowanych strukturach. W przypadku przekształcenia kosztorysu do budżetu zadaniowego system udostępnia szereg funkcji budżetowych (m.in. agregacje, narzuty, dezagregacje itp.). Budżet może również stanowić harmonogram realizacji projektu (z wizualizacją w postaci wykresu Gantt’a) oraz współpracować z bazą sprzętu i transportu, przez zaplanowanie zasobów pod projekt na podstawie zadanych parametrów dat, roboczogodzin i kolejności wykonywania prac.
Oprócz planowania obciążeń system udostępnia możliwość rejestracji i dekretacji czasów pracy (Karty Pracy Maszyn, Brygad Roboczych, konkretnych operatorów), z uwzględnieniem możliwości integracji z systemami GPS rejestrującymi parametry pracy maszyn. Moduł do obsługi Bazy Sprzętu i Transportu może być wykorzystywany również w zakresie wynajmu maszyn.
Controlling projektów
Po zarejestrowaniu nowego projektu w systemie, wszelka dokumentacja projektowa (np. pisma, badania, certyfikaty, gwarancje itd.) może być do niego przyporządkowana. Wiąże się to również z dekretacją przychodów i kosztów rejestrowanych na dokumentach (np. faktury, rozchody, przychody, karty tankowań itp.). Dzięki temu możliwy staje się controlling kosztów projektu już od etapu jego pozyskania, a także w trakcie realizacji bez konieczności czekania na wynik księgowy. Controllingowy opis może dotyczyć różnorodnych dokumentów, jak np. delegacje, zlecenia zewnętrzne, zlecenia wewnętrzne, czy koszty wynagrodzeń przyporządkowane wg klucza podziałowego na podstawie rejestracji i dekretacji czasu pracy (RCP). W przypadku pracy z budżetami projektów taka dekretacja rozszerzona jest o wiersze budżetowe. Dzięki przyporządkowaniu wartości dokumentu, lub jego poszczególnych pozycji, do odpowiednich wierszy budżetowych, tuż po jego wprowadzeniu i opisaniu możliwa jest controllingowa analiza wyniku operacyjnego na projekcie i poszczególnych jego wierszach budżetowych. Daje to kierownikom projektów możliwość aktywnego zarządzania budżetem całego projektu, jak również jego poszczególnymi zadaniami lub etapami, w zależności od przyjętej metodyki. W ramach wyniku na projekcie uwzględniane są także koszty ogólne (administracja, koszty zarządu itp.) wg odpowiednich podzielników.
Analizy, raporty, zestawienia
Wszystkie informacje rejestrowane w systemie mogą podlegać analizom i raportowaniu. Rozwiązanie Intense oferuje moduł do raportowania, w którym możliwe jest zdefiniowanie różnych typów analiz, wraz z ich szeroką dystrybucją wśród zarejestrowanych subskrybentów. Analizy mogą być oparte o dane operacyjne (faktury, itp.) lub uwzględniać dane księgowe pobierane z planu kont. Cała analityka może podlegać harmonogramowi automatycznej generacji i wysyłania raportów z uwzględnieniem dodatkowych warunków – np. w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń. Mechanizmy te wykorzystywane są także do automatycznego generowania innych zadań w systemie np. związanych z upływającym terminem przeglądu maszyny, zapłatą ubezpieczenia, kończącymi się umowami itp. Dla zaawansowanych potrzeb controllingowych system udostępnia również moduł do modelowania danych i budowy własnych struktur analitycznych, uwzględniających np. specyficzne podzielniki, scenariusze obliczeń, rachunek kosztów działań (ABC) itp.
Platforma Intense - Karta Umowy z Podwykonawcą
Rys. Intense
Na miarę potrzeb
Przedstawione powyżej wybrane fragmenty funkcjonalności Platformy Intense, wchodzą w skład różnych modułów, których ilość i zakres mogą być indywidualnie dobrane do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Kompleksowość, elastyczność, a przede wszystkim możliwości łatwego dopasowania systemu do wymagań firmy plasują go wśród najnowocześniejszych systemów wspierających zarządzanie, co potwierdza ciągle zwiększająca się liczba klientów nie tylko z branży budowlanej.
Źródło: Informatyka w budownictwie, nr 3 (8) 2010