W artykule pokazano zarządzanie inwestycją budowlaną w praktycznym zastosowaniu na przykładzie działania programu Capital. Producentem systemu Capital jest Athenasoft Sp. z o.o., znana do tej pory głównie jako dostawca oprogramowania do kosztorysowania Norma.
Schemat zarządzania firmą budowlaną z wykorzystaniem systemu Capital
Rys. Athenasoft
Capital należy do oprogramowania klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Jego charakterystyczną cechą jest integrowanie w ramach jednego systemu różnych obszarów zarządzania, obejmujących cały proces realizacji inwestycji lub zamówienia na konkretne usługi budowlane. Odpowiednie moduły systemu Capital służą wspomaganiu pracy przedsiębiorstwa od momentu przygotowania oferty i kosztorysu, przez opracowanie harmonogramu, wspieranie zarządzania budową, aż do końcowego rozliczenia z inwestorem.
W skład systemu Capital wchodzą następujące moduły:
- Sprzedaż – obejmująca m.in. rejestrowanie zakupów, prowadzenie sprzedaży, obsługę ofert i zamówień, prowadzenie kasy, rozrachunków; obsługę rachunków bankowych;
- Magazyn – pozwalający na wystawianie dokumentów magazynowych, przeglądanie stanu towarów, obrotów na towarze; wykonywanie operacji na partiach towarów i innych;
- Klient – służący zarządzaniu relacjami z klientami i kontrahentami;
- Internet – umożliwiający pracę z cennikami RMS on-line;
- Umowy i Projekty – wspomagające planowanie i kontrolę realizacji projektów oraz rejestrowanie i rozliczanie umów;
- Księgowość – zawierająca typowe dla tego rodzaju modułów funkcjonalności, takie jak: tworzenie i używanie planu kont, dekretowanie i księgowanie dokumentów, wprowadzanie zapisów do rejestrów, tworzenie i obliczanie deklaracji, definiowanie i obliczanie zestawień czy też wykonywanie raportów księgowych;
- Grupy Kosztowe – dzięki którym można prowadzić analizę centrów kosztów.
System Capital bezpośrednio komunikuje się z programem do kosztorysowania Norma i programami do harmonogramowania. Umożliwia stworzenie budżetu i planu budowy oraz bieżącą kontrolę ich wykonania. Na bieżąco są ewidencjonowane koszty i przychody, a także zobowiązania i należności, dzięki czemu w każdej chwili można przygotować rozliczenie budowy. Z systemu także można wykonywać przelewy z wykorzystaniem programów Homebanking i składać deklaracje do Urzędu Skarbowego.
Finanse projektu lub etapu projektu w ujęciu syntetycznym
Rys. Athenasoft
Spoglądając na model zarządzania firmą budowlaną można zauważyć, że zarządzanie nią odbywa się na trzech poziomach. Pierwszy poziom to zarządzanie budową. Drugi poziom to zarządzanie firmą. Trzeci zarządzanie komunikacją z otoczeniem.
W większości firm budowlanych realizacja inwestycji odbywa się wg tych samych czterech etapów. Pierwszy etap, który zajmuje się pozyskaniem klienta to ofertowanie. Drugim etapem jest przygotowanie realizacji inwestycji. Polega on na zaplanowaniu harmonogramu budowy i zasobów potrzebnych do jej realizacji. Następnie przechodzi się do trzeciego etapu, zasadniczej realizacji inwestycji. Całość procesu realizacji inwestycji budowlanej kończy etap czwarty zwany rozliczeniem budowy. Program Capital został opracowany w taki sposób, aby umożliwić niezależną kontrolę każdego z etapów. W przypadku napotkania niedogodnej koniunktury pozwala na przerwanie procesu inwestycyjnego na dowolnym etapie, a następnie na kontynuację działań w dowolnym momencie po jego wznowieniu.
Pozyskiwanie nowego klienta
Pierwszy krok, jaki należy wykonać to pozyskanie nowego zlecenia. Polega na poszukiwaniu informacji o potencjalnych inwestycjach. W momencie, w którym zostaną znalezione takie informacje i zostanie uzyskana dokumentacja techniczna od potencjalnego inwestora, firma jest gotowa do przygotowania oferty. Przygotowując ofertę możemy korzystać z własnej bazy norm zakładowych, zakładowej bazy cen lub cen rynkowych. Ofertę np. kosztorys przygotowuje w programie do kosztorysowania Norma. Program kosztorysowy łącząc się poprzez zintegrowane ze sobą bazy danych potrafi sięgnąć do zasobów materiałowo cenowych programu Capital. Po utworzeniu kosztorysu pozostaje nam przedłożenie gotowej oferty klientowi i rozpoczęcie negocjacji.
Dla każdej potencjalnej inwestycji już na etapie ofertowania można zdefiniować w systemie nowy projekt. Projekt ten jest odzwierciedleniem planu tej inwestycji budowlanej. Jego dalszy rozwój w systemie jest uzależniony od tego czy budowa pozostanie na etapie oferty czy będzie wykonywana. Dla każdego projektu można zdefiniować pewne szczegółowe informacje – takie jak nazwę, czy szacowaną wartość. Można definiować terminy związane z jego realizacją, a także przyporządkowywać kontrahentów i pracowników. Jeżeli istnieje, związana z projektem, dokumentacja w wersji elektronicznej w postaci plików, skanów, korespondencji elektronicznej wówczas istnieje możliwość załączenia ich do projektu.
Rys. Athenasoft
Spoglądając na model zarządzania firmą budowlaną można zauważyć, że zarządzanie nią odbywa się na trzech poziomach. Pierwszy poziom to zarządzanie budową. Drugi poziom to zarządzanie firmą. Trzeci zarządzanie komunikacją z otoczeniem.
W większości firm budowlanych realizacja inwestycji odbywa się wg tych samych czterech etapów. Pierwszy etap, który zajmuje się pozyskaniem klienta to ofertowanie. Drugim etapem jest przygotowanie realizacji inwestycji. Polega on na zaplanowaniu harmonogramu budowy i zasobów potrzebnych do jej realizacji. Następnie przechodzi się do trzeciego etapu, zasadniczej realizacji inwestycji. Całość procesu realizacji inwestycji budowlanej kończy etap czwarty zwany rozliczeniem budowy. Program Capital został opracowany w taki sposób, aby umożliwić niezależną kontrolę każdego z etapów. W przypadku napotkania niedogodnej koniunktury pozwala na przerwanie procesu inwestycyjnego na dowolnym etapie, a następnie na kontynuację działań w dowolnym momencie po jego wznowieniu.
Pozyskiwanie nowego klienta
Pierwszy krok, jaki należy wykonać to pozyskanie nowego zlecenia. Polega na poszukiwaniu informacji o potencjalnych inwestycjach. W momencie, w którym zostaną znalezione takie informacje i zostanie uzyskana dokumentacja techniczna od potencjalnego inwestora, firma jest gotowa do przygotowania oferty. Przygotowując ofertę możemy korzystać z własnej bazy norm zakładowych, zakładowej bazy cen lub cen rynkowych. Ofertę np. kosztorys przygotowuje w programie do kosztorysowania Norma. Program kosztorysowy łącząc się poprzez zintegrowane ze sobą bazy danych potrafi sięgnąć do zasobów materiałowo cenowych programu Capital. Po utworzeniu kosztorysu pozostaje nam przedłożenie gotowej oferty klientowi i rozpoczęcie negocjacji.
Dla każdej potencjalnej inwestycji już na etapie ofertowania można zdefiniować w systemie nowy projekt. Projekt ten jest odzwierciedleniem planu tej inwestycji budowlanej. Jego dalszy rozwój w systemie jest uzależniony od tego czy budowa pozostanie na etapie oferty czy będzie wykonywana. Dla każdego projektu można zdefiniować pewne szczegółowe informacje – takie jak nazwę, czy szacowaną wartość. Można definiować terminy związane z jego realizacją, a także przyporządkowywać kontrahentów i pracowników. Jeżeli istnieje, związana z projektem, dokumentacja w wersji elektronicznej w postaci plików, skanów, korespondencji elektronicznej wówczas istnieje możliwość załączenia ich do projektu.
Lista dokumentów przypisanych do projektu lub etapu projektu
Rys. Athenasoft
Przygotowany kosztorys eksportuje się automatycznie do programu tworzącego harmonogramy – Planista lub MS Project. Dzięki temu automatycznemu połączeniu eliminowana jest niepotrzebna praca związaną z ręcznym przepisywaniem odpowiednich danych. Każda pozycja z kosztorysu ma osobne odzwierciedlenie w harmonogramie wraz z przypisanym do niej kosztem. Jedyne, co pozostaje zrobić to określić czas związany z realizacją tej pozycji. Przedziały czasowe przypisane do poszczególnych etapów tworzą jasny i czytelny obraz planu danej inwestycji. W momencie, kiedy oferta jest korzystna i zostanie wybrana, dochodzi do podpisania umowy. Każda umowa zarówno przychodowa, jak i kosztowa jest ewidencjonowana w systemie Capital. Dla każdej umowy można zdefiniować szczegółowe dane takie jak numer, wartość, terminy płatności, jak i realizacji. Można także załączyć zeskanowany obraz oryginalnego dokumentu z podpisami. Dzięki temu uniknie się wątpliwości czy przeglądany dokument w wersji elektronicznej jest zgodny z podpisanym oryginałem.
Przygotowanie realizacji inwestycji
Podpisanie umowy kończy etap ofertowania, kolejny etap to przygotowania realizacji inwestycji. Na tym etapie, na wstępie odpowiednie dane przesyłane są do działu przygotowania produkcji, który przygotowuje budżet budowy, plan zaopatrzenia oraz plan budowy.
Rys. Athenasoft
Przygotowany kosztorys eksportuje się automatycznie do programu tworzącego harmonogramy – Planista lub MS Project. Dzięki temu automatycznemu połączeniu eliminowana jest niepotrzebna praca związaną z ręcznym przepisywaniem odpowiednich danych. Każda pozycja z kosztorysu ma osobne odzwierciedlenie w harmonogramie wraz z przypisanym do niej kosztem. Jedyne, co pozostaje zrobić to określić czas związany z realizacją tej pozycji. Przedziały czasowe przypisane do poszczególnych etapów tworzą jasny i czytelny obraz planu danej inwestycji. W momencie, kiedy oferta jest korzystna i zostanie wybrana, dochodzi do podpisania umowy. Każda umowa zarówno przychodowa, jak i kosztowa jest ewidencjonowana w systemie Capital. Dla każdej umowy można zdefiniować szczegółowe dane takie jak numer, wartość, terminy płatności, jak i realizacji. Można także załączyć zeskanowany obraz oryginalnego dokumentu z podpisami. Dzięki temu uniknie się wątpliwości czy przeglądany dokument w wersji elektronicznej jest zgodny z podpisanym oryginałem.
Przygotowanie realizacji inwestycji
Podpisanie umowy kończy etap ofertowania, kolejny etap to przygotowania realizacji inwestycji. Na tym etapie, na wstępie odpowiednie dane przesyłane są do działu przygotowania produkcji, który przygotowuje budżet budowy, plan zaopatrzenia oraz plan budowy.
Katalog dokumentów programu z wyborem konkretnego typu dokumentu
Rys. Athenasoft
Do programu Capital wczytuje się automatycznie kosztorys lub harmonogram wykonawczy.
Każda pozycja z kosztorysu lub harmonogramu zamienia się w etap lub podetap projektu. Dla każdej pozycji zostają przeniesione informacje z nią związane, takie jak:
Rys. Athenasoft
Do programu Capital wczytuje się automatycznie kosztorys lub harmonogram wykonawczy.
Każda pozycja z kosztorysu lub harmonogramu zamienia się w etap lub podetap projektu. Dla każdej pozycji zostają przeniesione informacje z nią związane, takie jak:
- planowane koszty w podziale na robociznę, materiały, sprzęt i koszty pozostałe;
- zasoby potrzebne do jej realizacji;
- daty i terminy z nią związane.
Jedyne, co pozostaje teraz do zrobienia, to wyznaczenie punktów kontrolnych, opracowanie planu dostaw na plac budowy, wystawienie zleceń dla podwykonawców i przesłanie im odpowiedniej dokumentacji.
Realizacja inwestycji
Po zaplanowaniu budowy przechodzi się do etapu jej realizacji. W Capitalu wygenerowanie zapotrzebowania sprowadza się do automatycznego stworzenia dokumentu zapotrzebowania z informacji wczytanych z kosztorysu lub harmonogramu wykonawczego. W trakcie przygotowania zapotrzebowania widać, jakie zasoby zaplanowano do realizacji danego etapu, jakie ilości są potrzebne, jakie są stany na magazynie budowy oraz ile trzeba dodatkowo zamówić. Można zaznaczyć wybrane pozycje i przesłać takie zapotrzebowanie w postaci zamówienia lub innego dokumentu do magazynu lub bezpośrednio do dostawcy.
W wyniku zarejestrowania i przypisania dokumentów do projektu widać oprócz informacji o kosztach planowanych, koszty rzeczywiste oraz wynikające z ich różnicy odchylenie. W każdej chwili można wygenerować stosowne związane z tym raporty.
W systemie Capital można także monitorować daty i terminy związane z realizacją projektu. Dzięki porównaniu planowanych i rzeczywistych dat rozpoczęcia, i zakończenia projektu lub etapu można zobaczyć aktualny stan realizacji oraz jego terminowość. W każdej chwili istnieje możliwość stworzenia raportu stanu realizacji projektów.
Rozliczenie budowy
Po zakończeniu prac związanych z realizacją inwestycji pozostaje rozliczenie budowy. Program Capital generuje odpowiednie protokoły odbioru etapów lub projektu.
Tworzy także raporty stanu zużycia materiałów, w których dla każdej pozycji podaje informacje, jakie było planowe zużycie według norm oraz jak to zużycie wyglądało w rzeczywistości. Jest także rozbicie ilościowe i wartościowe, dzięki czemu na przykład można wychwycić sytuację, gdy zużyto mniej danego materiału, ale kosztował on więcej.
Realizacja inwestycji
Po zaplanowaniu budowy przechodzi się do etapu jej realizacji. W Capitalu wygenerowanie zapotrzebowania sprowadza się do automatycznego stworzenia dokumentu zapotrzebowania z informacji wczytanych z kosztorysu lub harmonogramu wykonawczego. W trakcie przygotowania zapotrzebowania widać, jakie zasoby zaplanowano do realizacji danego etapu, jakie ilości są potrzebne, jakie są stany na magazynie budowy oraz ile trzeba dodatkowo zamówić. Można zaznaczyć wybrane pozycje i przesłać takie zapotrzebowanie w postaci zamówienia lub innego dokumentu do magazynu lub bezpośrednio do dostawcy.
W wyniku zarejestrowania i przypisania dokumentów do projektu widać oprócz informacji o kosztach planowanych, koszty rzeczywiste oraz wynikające z ich różnicy odchylenie. W każdej chwili można wygenerować stosowne związane z tym raporty.
W systemie Capital można także monitorować daty i terminy związane z realizacją projektu. Dzięki porównaniu planowanych i rzeczywistych dat rozpoczęcia, i zakończenia projektu lub etapu można zobaczyć aktualny stan realizacji oraz jego terminowość. W każdej chwili istnieje możliwość stworzenia raportu stanu realizacji projektów.
Rozliczenie budowy
Po zakończeniu prac związanych z realizacją inwestycji pozostaje rozliczenie budowy. Program Capital generuje odpowiednie protokoły odbioru etapów lub projektu.
Tworzy także raporty stanu zużycia materiałów, w których dla każdej pozycji podaje informacje, jakie było planowe zużycie według norm oraz jak to zużycie wyglądało w rzeczywistości. Jest także rozbicie ilościowe i wartościowe, dzięki czemu na przykład można wychwycić sytuację, gdy zużyto mniej danego materiału, ale kosztował on więcej.
Katalog towarów z uwzględnieniem towarów należących do konkretnej grypy towarowej
Rys. Athenasoft
Korzyści dla użytkowników Capitala obejmują łatwiejsze zarządzanie procesami w firmie, wsparcie wdrożenia i utrzymania systemu jakości, oraz przyśpieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji. Dla przedsiębiorstw budowlanych szczególne znaczenie będzie też miała możliwość dokładnego zaplanowania czasu i kosztów robót oraz usług, śledzenia aktualnie ponoszonych kosztów i zużycia zasobów, szybkiego wykrywania odstępstw od planu; wprowadzenia lepszej organizacji pracy, a w efekcie uzyskanie oszczędności związanych z zakupem i dostawą materiałów oraz uniknięcie kar za opóźnienia.
Rys. Athenasoft
Korzyści dla użytkowników Capitala obejmują łatwiejsze zarządzanie procesami w firmie, wsparcie wdrożenia i utrzymania systemu jakości, oraz przyśpieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji. Dla przedsiębiorstw budowlanych szczególne znaczenie będzie też miała możliwość dokładnego zaplanowania czasu i kosztów robót oraz usług, śledzenia aktualnie ponoszonych kosztów i zużycia zasobów, szybkiego wykrywania odstępstw od planu; wprowadzenia lepszej organizacji pracy, a w efekcie uzyskanie oszczędności związanych z zakupem i dostawą materiałów oraz uniknięcie kar za opóźnienia.
Źródło: Informatyka w Budownictwie, nr 4 (13) 2011