Skuteczne zarządzanie kontraktem

Andrzej Seroczyński Product Manager z firmy Simple S.A.
Fot. Simple

Dlaczego Simple.Bud?
Realizacja inwestycji w sektorze budowlanym, wymaga od kadry zarządzającej, tej średniego i najwyższego szczebla maksymalnej skuteczności. W dzisiejszym realiach bez pomocy specjalistycznych narzędzi informatycznych nie jest to możliwe. Rozwiązanie dedykowane dla branży budowlanej powinno umożliwiać planowanie i kontrole produkcji budowlanej w ścisłym powiązaniu z pozostałymi elementami systemu ERP, a także umożliwiać łatwą integrację z zewnętrznymi narzędziami stosowanymi na wszystkich etapach realizacji kontraktu. Oprogramowanie Simple spełnia te wymogi. Posiada możliwości, które do tej pory były oferowane tylko przez bardzo drogie systemy. Dzisiaj już nie ma konieczności wydawania 2–3 razy więcej pieniędzy aby zrealizować swoje cele biznesowe.

Podwójny zysk czyli pełna integracja z ERP
Wdrożenie Simple.Bud, rozwiązania opartego o Zintegrowany System Informatyczny Simple.ERP zapewnia spójną i kompleksową obsługę procesów gospodarczych w całym zakresie działalności: od zakupów materiałów i usług podwykonawców na budowę realizowanych przez ścisłą integrację z obszarem gospodarki magazynowej oraz szczegółową ewidencję, i rozliczenie kosztów pracy brygad zawodowych w module Personel, po sprzedaż prac do inwestora oraz rozliczenie całej inwestycji z wykorzystaniem funkcji obszaru finansowo-księgowego. Porządkuje zachodzące w firmie procesy biznesowe, daje jasny obraz ścieżek przepływu informacji a co najważniejsze zwiększa bezpieczeństwo finansowe realizowanych projektów. Przy dużych rozproszonych inwestycjach daje dodatkową korzyść w postaci poprawy komunikacji międzywydziałowej.

Specyfika realizacji projektów budowlanych wymaga pełnej integracji poszczególnych obszarów funkcjonalnych systemu ERP – przeznaczonych do obsługi tak różnych działów firmy jak np.: księgowość i dział przygotowania produkcji, przez co zapewnia niezakłócony i natychmiastowy przepływ informacji z miejsc powstawania kosztu przez księgowość do managera odpowiadającego za realizacje inwestycji przed zarządem. Wszystkie te wymogi mają oczywiście swoje przełożenie na logikę biznesową zaimplementowaną w Simple.ERP.

System dla branży budowlanej
Chcąc rzeczywiście usprawnić działanie firmy nie można posiłkować się uniwersalnymi narzędziami do pracy projektowej lub przygotowanymi do innych branż przemysłu ani rozwiązaniami rozproszonymi składającymi się z wielu, ściśle specjalizowanych produktów. Specyfika branży budowlanej wymaga użycia systemu, który od początku był pomyślany dla firm budowlanych i wg ich wymogów został wykonany.

Dostępne do tej pory na rynku zintegrowane systemy spełniające takie wymagania były bardzo drogie, a przez to niedostępne dla większości małych i średnich polskich firm. Obecnie sytuacja się zmieniła – takim systemem dostępnym dla niemal wszystkich firm jest Simple.Bud.

Istotne cechy systemu Simple to otwartość i elastyczność, które są wynikiem wykorzystania do jego budowy powszechnie zaakceptowanych standardów i interfejsów. Dzięki daleko posuniętej standaryzacji system może być ponadto łatwo rozwijany – w trakcie wdrożenia wzbogacany o nowe obszary funkcjonalne. Ponadto system jest zintegrowany z innymi rozwiązaniami branżowymi (systemami do kosztorysowania np. Norma oraz harmonogramowania np.: MS Project). To system dostosowuje się do narzędzi stosowanych przez specjalistów w firmie a nie na odwrót.


Podgląd raportów na portalu Business Intelligence - Simple.BI
Rys. Simple

Budżetowanie projektów
O sukcesie inwestycji decydują decyzje podjęte już na etapie planowania budżetu robót. Kluczowym wymaganiem, jest aby wszelkie znane ryzyka były uwzględnione w wycenach poszczególnych etapów prac, a plany kosztów uwzględniały zmieniające się ceny materiałów, usług oraz dostępności podstawowych zasobów RMS.

Dlatego tak ważne jest posiadanie narzędzia, które z jednej strony pozwoli rejestrować plan inwestycyjny a z drugiej umożliwi analizę trendów zmian kosztów prac wg przyjętych kluczy podziałowych lub grup branżowych. Przy wykorzystaniu systemu Simple.Bud przewidywany wynik projektu nie będzie już wynikał z przyjętych od dawana w firmie normatywów i stawek, a z rzeczywistego kosztu wytworzenia oszacowanego na podstawie danych pochodzących bezpośrednio w placu budowy.

Zarządzanie budżetami
Simple.Bud umożliwia kontrolę pracy wszystkich wymaganych w produkcji budowlanej działów firmy w jednym miejscu, dzięki czemu w każdej chwili możemy ocenić stan realizacji inwestycji, poniesionych kosztów, zaangażowanie zasobów i porównać je z wartościami planowanymi. Aplikacja udostępnia kilka kanałów informowania o postępach prac w postaci raportów z postępu budów, dedykowanego dla managerów portalu internetowego Business Intelligence – Simple.BI, a także przez pełną dwukierunkową integrację z MS Project. Takie rozwiązanie daje możliwość pracy z budżetem on-line, jak i off-line.

Specjalne narzędzia wspomagające w ewidencji zużycia zasobów RMS oraz rozliczeniach z podwykonawcami automatyzują powtarzające się na budowach czynności, oszczędzają czas i zasoby pomagając wyeliminować błędy wynikające z nieaktualnej bądź pozostającej poza systemem informacji.

Portal zarządzania dla managerów
Simple.Bud umożliwia szczegółowe planowanie, a następnie kontrolę kosztów w powiązaniu ze sprzedażą na dowolnym poziomie szczegółowości, co pozwala bezpiecznie finansować poszczególne prace i minimalizować ryzyko strat wynikające z niedoszacowania kosztów.

Jednak nawet najlepiej zaplanowany projekt nie ma szans zakończyć się sukcesem jeśli proces decyzyjny oraz wszelkie korekty w realizacji planu nie będą oparte o dane aktualne, pewne i dostępne w najłatwiejszy z możliwych sposobów – przez przeglądarkę internetową. Takim narzędziem jest wspomniany już wcześniej portal zarządzania dla managerów Simple.BI. Dodatkowo, rozbudowane mechanizmy integracji pozwalają pobierać dane z dowolnego systemu informatycznego dając pełen obraz zachodzących w firmie procesów. Tylko posiadając takie zaawansowane narzędzie manager jest w stanie podejmować właściwe, strategiczne decyzje i podnosić konkurencyjność prowadzonej działalności.