Procesowe zarządzanie przedsiębiorstwem

Intense WorkFlow. Dokument faktury wraz z załącznikami
Rys. Intense

Intense Business Intelligence Platform to projektowany wspólnie z firmami budowlanymi kompleksowy, wielomodułowy, zintegrowany system do zarządzania i controllingu w przedsiębiorstwach realizujących projekty budowlane, inwestycyjne i inne. Wykorzystując najnowocześniejsze technologie informatyczne oferuje nie tylko prosty i intuicyjny interfejs znany użytkownikom systemu Microsoft Office, ale również szereg nowatorskich i innowacyjnych rozwiązań z obszaru tzw. „nowych technologii” zawartych „pod maską” rozwiązania. Specjalnie dla firm budowlanych platforma funkcjonalnie obejmuje obsługę wszelkich procesów od etapu pozyskania projektu po pełne, controllingowe rozliczenie. Umożliwia m.in. rejestrację i obieg dowolnych dokumentów, obsługę kalkulacji lub importu kosztorysów, tworzenie na ich podstawie „kroczących” budżetów projektów, harmonogramowanie oraz rozliczenia sprzętu i transportu, automatyczne alerty. System zapewnia controlling nie tylko poszczególnych projektów, ale też całego przedsiębiorstwa, lub grupy firm, często bez konieczności wymiany wykorzystywanych systemów finansowo-księgowych.

Elastyczność – zarządzanie procesami i obiegiem dokumentów
Typowa firma budowlana realizuje szereg różnorodnych procesów i otoczona jest masą różnych dokumentów, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Chociaż w wielu przedsiębiorstwach występują podobne zagadnienia i problemy, każda firma jest inna. Różnice dotyczą modeli biznesowych a także metod zarządzania zespołami, rozliczania i motywowania pracowników oraz różnych potrzeb ewidencji, i dokumentowania zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Właśnie te ostatnie stały się kluczową częścią rozwiązania Intense Business Intelligence Platform. Unikalnym elementem jest tu możliwość elastycznego dostosowania systemu do wymagań firmy a nawet konkretnego operatora. Dostępna w rozwiązaniu intuicyjna funkcjonalność definiowania dokumentów, procesów ich przepływu oraz wymaganych formularzy umożliwia nie tylko dopasowanie ale wręcz własną rozbudowę rozwiązania. Nigdy dotąd stworzenie nowego typu dokumentu, który musi podlegać procesom obiegu i archiwizacji w systemie informatycznym nie było prostsze. Za te funkcje odpowiedzialny jest moduł Intense WorkFlow, stanowiący jednocześnie trzon funkcjonalny całej platformy. Centralnym jego punktem jest tzw. „inbox”. Wyglądem i funkcjonalnością przypomina skrzynkę odbiorczą znaną z programów pocztowych. To tutaj gromadzone są wszystkie zadania jakie mamy do wykonania, wskazywany jest m.in. ich status i termin. Bardzo często zadania związane są z konkretnymi dokumentami, ich wprowadzaniem, weryfikacją, zatwierdzaniem itp. Do każdego dokumentu rejestrowanego w module WorkFlow możemy dołączyć dowolne załączniki, ułatwiające zapoznanie się z jego oryginałem. Nie ma żadnych ograniczeń w stosowaniu formatu plików. Obsługiwane są skany, dokumenty PDF, MS Word, MS Excel, zdjęcia, filmy, pliki CAD, pliki dźwiękowe – wszystko, z czego użytkownik może chcieć skorzystać. Do każdego elektronicznego dokumentu może być dołączona dowolna liczba plików, jak choćby kolejne wersje dokumentu umowy wykonawczej czy szkiców projektowych.

Project Manager – wszystko w jednym miejscu
Charakterystyczny dla branży budowlanej jest przepływ wielu informacji i dokumentów. Powstają one na każdym etapie pracy z projektem od momentu otrzymania zapytania ofertowego lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wszelkie dokumenty obmiarów, delegacje, notatki ze spotkań, kosztorysy, budżety, protokoły, pozwolenia, uzgodnienia, uprawnienia, badania geodezyjne, zapisy dziennika budowy są często rozproszone. Część z nich ma przy sobie kierownik budowy, część przechowywana jest w siedzibie firmy lub w biurze budowy czy poszczególnych oddziałach. Do zarządzania dokumentacją projektów dedykowany jest moduł Intense Project Manager. Odpowiada za przyporządkowywanie dokumentacji rejestrowanej w module WorkFlow do rozbudowanej struktury prowadzonych projektów. Moduł stanowi tzw. „Panel Kierownika Budowy” zapewniając dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca. Jako jeden z najważniejszych komponentów platformy Intense do zarządzania projektami, zapewnia możliwość wykorzystania predefiniowanych struktur kosztorysów oraz własnych szablonów kalkulacyjnych. Standardowo oferuje import kosztorysów m.in. z systemu Norma Pro wraz z katalogami norm. W oparciu o zaimportowany kosztorys mogą być tworzone różne jego wersje, kolejne kalkulacje, w tym takie, które uwzględniają własne wyceny normatywów RMS.

Controlling Projektów
Sytuacja w branży budowlanej jest bardzo zmienna. Okresy dekoniunktury, spowolnienia, a także mocne wahania cen surowców i usług wymagają szczególnego zarządzania posiadanym majątkiem, umiejętności tworzenia rezerw, operowania kredytami. Zwiększenie konkurencji również wpływa na znaczne zmniejszenie marż. Inwestorzy chcąc utrzymać efektywność swoich przedsięwzięć narzucają wykonawcom coraz mniejszy budżet na wykonywane prace. W takiej sytuacji bieżący controlling realizowanych projektów staje się kluczową funkcją wymaganą od systemu informatycznego w branży budowlanej. W obecnej, niestabilnej sytuacji rynkowej wymagany jest jak najszybszy dostęp do informacji o aktualnym stanie zarówno całego projektu, jak i jego poszczególnych elementów. Rozwiązaniem jest system budżetowania i controllingu projektów oparty o odpowiednio opisane wszelkie dokumenty realizujące dany projekt. W rozwiązaniu Intense Business Intelligence Platform za mechanizmy budżetowania odpowiada moduł Intense Budget Manager. Umożliwia on budowę i aktualizację budżetów projektów (tzw. budżety kroczące), tworzenie struktur pozwalających na szybki i łatwy opis analityczny (dekretację controllingową) wszelkich rejestrowanych przychodów, i kosztów oraz aktywne analizy ich realizacji bez konieczności oczekiwania na wyniki z działu księgowego. Budżety projektów mogą być tworzone na podstawie zatwierdzonych kosztorysów i pozwalają m.in. na wprowadzanie narzutów, rozbijanie, dzielenie, dodawanie oraz grupowanie pozycji budżetowych stając się narzędziem wykorzystywanym przy edycji początkowej budżetu produkcji budowlanej oraz w trakcie kolejnych rewizji budżetowych. Istotna jest możliwość budżetowania zarówno w wersji on-line, jak i off-line, która znajduje zastosowanie w lokalizacjach o utrudnionym dostępie do Internetu. Na podstawie zatwierdzonych budżetów dokumenty kosztowe rejestrowane w module WorkFlow opisywane są przez kierowników odpowiednimi wymiarami np. numerem projektu oraz wiersza budżetowego. Pozwala to na bieżący obraz realizacji każdego projektu na poszczególnych jego poziomach, a co za tym idzie na aktywne zarządzanie jego rentownością. Wszelkie analizy danych udostępniane są w module Intense Data Viewer, umożliwiając nie tylko tworzenie, ale również automatyzację dystrybucji raportów i alertów do określonych osób przez maila lub SMS.