Zintegrowany system informatyczny w składzie budowlanym

Fot. Marka

Firma Marka Sp. z o.o. należy do największej organizacji gospodarczej sektora budowlanego w Polsce – Grupy Polskie Składy Budowlane. W jej skład wchodzi sieć 5 punktów sprzedaży oraz grupa przedstawicieli handlowych. Marka zaopatruje klientów w materiały budowlane od 1991 r.

W strukturze organizacyjnej firmy wyodrębnione są 4 piony organizacyjne: księgowości, administracyjny z kadrami i płacami oraz dział logistyki zlokalizowane są w centrali firmy w Bochni. Pion handlowy jest mocno rozbudowany, wyodrębnionych w nim jest 7 jednostek organizacyjnych, które przekładają się na 5 lokalizacji. Każdy zamiejscowy oddział pionu handlowego składa się z działu handlowego oraz magazynu towarów. Działy handlowe zlokalizowane w Bochni podzielone są ze względu na rodzaj sprzedaży na: dział sprzedaży detalicznej – sklep detaliczny oraz dział sprzedaży hurtowej, w ramach którego można wyróżnić dział handlowy oraz magazyn towarów. Istotną jednostką w schemacie organizacyjnym jest komórka przedstawicieli handlowych.

Analiza pod kątem potrzeb
W okresie wzmożonego zapotrzebowania na materiały budowlane, kiedy to towar jeszcze nie był na magazynie, a już był „sprzedany” firma poszukiwała rozwiązania pozwalającego na zapanowanie nad zamówieniami, dostawami i realizacjami.

Spółka poszukiwała dostawcy, który zapewniłby wdrożenie systemu do obsługi procesów handlowych usprawniających gospodarkę magazynową i logistykę w firmie, dla 25 użytkowników w siedzibie oraz w 4 oddziałach firmy. Wdrożone rozwiązanie zapewnić miało optymalne wykorzystanie zasobów do obsługi klientów indywidualnych, hurtowych i przedsiębiorstw wykonawczych.

Podstawowymi obszarami w jakich system miał wspierać firmę były: sprzedaż i obsługa sieci sprzedaży (siedziba, oddziały oraz przedstawiciele handlowi); zamówienia; gospodarka magazynowa; obszar finansowy; obszar kadrowo-płacowy.

Nowe oprogramowanie miało przyspieszyć i usprawnić działanie, dać dokładniejszy obraz na temat zachodzących w niej procesów oraz rentowności poszczególnych działań, a także usprawnić współpracę między firmą a kontrahentami.

Przed rozpoczęciem wdrożenia, firma ISK wykonała analizę przedwdrożeniową, której celem było rozpoznanie aktualnie działających procesów gospodarczych. Analiza uświadomiła potrzeby w poszczególnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz określiła wymagania względem systemu informatycznego.

Wynikiem analizy był opis istniejącego obiegu dokumentów i schemat obiegu informacji oraz przedstawienie wymagań użytkowników systemu, co pozwoliło na stworzenie listy wytycznych do systemu informatycznego oraz wskazanie możliwych rozwiązań informatycznych wraz z ich wyceną. Przeprowadzona analiza dała jasny obraz, jakie cele stawiane są przed systemem wspomagającym zarządzanie.


Fot. Marka

Cele wdrożenia
Podstawowymi celami wdrożenia systemu były:

• usprawnienie obiegu dokumentów,
• uzyskanie bieżącej informacji o stanach magazynowych w ramach całego przedsiębiorstwa,
• uzyskanie możliwość obsługi wielu magazynów w wielu lokalizacjach,
• centralne kontrolowanie zamówień zakupu,
• obsługa zamówień sprzedaży, centralna kontrola zamówień sprzedaży,
• bieżąca kontrola rozrachunków,
• umożliwienie prowadzenia analiz sprzedaży i zakupów,
• uporządkowanie kartotek towarowych.

Firma Marka postawiła także szczególne wymagania dotyczące gospodarki magazynowej, jak:

• możliwość ograniczenia sprzedaży do konkretnych magazynów,
• możliwość sprzedawania towarów, dla których nie ma jeszcze faktury zakupu, czyli nie znana jest jeszcze cena zakupu,
• prowadzenie magazynów depozytowych dla dostawców – składy fabryczne,
• prowadzenie magazynów depozytowych dla odbiorców.

Do momentu wyboru nowego rozwiązania firma pracowała na programie firmy Comarch – CDN Klasyka. Na podstawie informacji uzyskanych od firmy Marka Sp. z o.o. firma ISK s.c. zaproponowała wdrożenie systemu CDN-XL w zakresie modułów, które odpowiadają obszarom wymagającym wsparcia przez system.

Efekty wdrożenia CDN-XL
Zakończone z sukcesem wdrożenie, przeprowadzone pod kierownictwem Pauliny Tomczyk-Rybak z firmy ISK, usprawniło pracę we wszystkich zakładanych obszarach, a cele wdrożenia zostały w pełni osiągnięte.

Firma Marka w ciągle trwającym wzmożonym zapotrzebowaniu na materiały budowlane jest spokojna o przepływ informacji, obieg dokumentów i gospodarkę magazynową, w pełni zarządzane z poziomu zintegrowanego systemu.

W każdym momencie z danych zawartych w systemie można uzyskać pełny obraz przedsiębiorstwa. System w pełni sprostał założeniom projektu wdrożeniowego, również dzięki uzupełnieniom wykonanym przez ISK.

Firma wdrożeniowa
Zarówno w trakcie przygotowania do wdrożenia, jak i w okresie samego wdrażania firma ISK wykazała się dużą wiedzą i doświadczeniem, zarówno z zakresu systemu CDN-XL jak i zagadnień związanych z zarządzeniem przedsiębiorstwem.

Po pomyślnie zakończonym wdrożeniu, firma Marka podpisała umowę serwisową na opiekę nad systemem oraz sprzętem komputerowym. Opieka serwisowa trwa po dziś dzień.

Wybór był słuszny Firmy z branży budowlanej działają w specyficznych warunkach prawnych i finansowych, które ulegają permanentnym zmianom. Dlatego też jednym z kryteriów wyboru systemu ERP była możliwość sprawnego dostosowania działania naszej firmy do zmieniających się uwarunkowań prawnych i gospodarczych. Planując wdrożenie nowego systemu kierowaliśmy się również możliwością zintegrowania centrali z oddziałami firmy. System produkcji krakowskiej firmy Comarch – CDN XL spełnił nasze oczekiwania. Wdrożenie systemu CDN XL przeprowadzono zgodnie z wcześniej przygotowaną we współpracy z autoryzowanym partnerem firmy Comarch analizą wdrożeniową, w której zostały zdefiniowane nasze potrzeby i oczekiwania. Wdrożenie powierzyliśmy firmie ISK z Częstochowy. Dzięki dużemu doświadczeniu i zaangażowaniu jej pracowników proces wdrożenia przebiegł płynnie i odznaczał się wysokim poziomem merytorycznym. Rozwiązanie CDN XL pozwoliło nam na pełną integrację przepływu dokumentów, zapewniło dostępność aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży. Poprawiony został przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą przez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych. Scentralizowane zostało zarządzanie cenami sprzedaży i promocjami we wszystkich punktach sprzedaży. W systemie CDN XL odzwierciedlono wszystkie procesy logistyczne oraz gospodarkę magazynową. Zmniejszono nadmierne koszty zatowarowania i skrócono okres zalegania towarów w magazynie. Kolejną korzyścią było zmniejszenie prawdopodobieństwa utracenia przychodów w przypadku braku możliwości zrealizowania zamówienia od odbiorcy. Po ponad 2 latach pracy z systemem CDN XL uważamy, że wybór był jak najbardziej słuszny i nadal czerpiemy z niego wymierne korzyści, a trwająca do teraz współpraca z naszym integratorem dopełnia całości. Mirosław Nalepka Prezes firmy Marka Sp. z o.o.